Assistenz Leiter Jobs in Wien

Ihre Aufgaben

1. Assistenz & Organisation

• Termin- und Reiseorganisation, Vorbereitung von Meetings, Protokollführung & Follow-ups
• Aufgaben- und Terminmanagement, Behalten von Timings & Deadlines im Blick
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Informationsmanagement
• Materialverwaltung und Ansprechpartner für Dienstleister
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen, Präsentationen und One-Pagern

2. Office-Management

• Posteingang/-ausgang, Ablage und laufende Büroorganisation
• Materialverwaltung, Bestellwesen und Kontaktpunkt für Dienstleister
• Unterstützung bei administrativen Abläufen im Tagesgeschäft

3. Projekt- & Prozessunterstützung (international)

• Punktuelle Mitarbeit in in den Bereichen Business Development, Sales und Events in enger Zusammenarbeit mit den lokalen Teams, internationalen Tochtergesellschaften und Lizenznehmern.
• Unterstützung bei der Recherche von B2B-Kontakten und Datenmanagement
• Schnittstelle zu Kolleginnen und Partnerinnen in anderen Ländern bei abgestimmten Aufgaben
• Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und kurzen Analysen nach Bedarf

Ihr Profil

• Erfahrung in Assistenz- oder Office-Rollen
• Sehr gute Organisation & Priorisierung, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office & digitalen Tools
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; eine skandinavische Sprache (Schwedisch, Norwegisch, Dänisch) oder Italienisch von Vorteil
• Kommunikationsstark, diskret und verlässlich im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hands-on-Mentalität und Teamorientierung

Warum wir?

• Eine Schlüsselrolle in der internationalen Weiterentwicklung eines erfolgreichen Medienunternehmens
• Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, motivierten Team
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen Wiens (1. Bezirk)
• Zuschuss zur Fitnessstudio-Mitgliedschaft sowie attraktive Mitarbeiterrabatte
• Langfristige Karriereperspektiven in einem expandierenden Medienhaus

Über uns

Falstaff ist der führende Wein-, Gourmet- Reise & Lifestyleverlag mit Sitz in Wien. Unsere Print– und digitalen Medien erscheinen im DACH-Raum, in Italien, in der Slowakei sowie auf englischer Sprache im skandinavischem und baltischem Raum. Falstaff ist auf Wachstumskurs. Mit einer Magazinauflage von 175.000 Stück weltweit und einem Umsatz von mehr als €44 Mio. beschäftigen wir über 150 Mitarbeitende. Mit über 860.000 Social-Media Followern und über 3 Mio. Lesern und Usern ist Falstaff der führende Verlag und somit eines der ganz wenigen expandierenden Medien-Unternehmen.