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Job Post Details

Empfangsmitarbeiter/in (30h) - Befristung auf 1 Jahr - job post

Österreichischer Integrationsfonds
Wien, W•Homeoffice
Teilzeit, Vollzeit, Befristeter Vertrag
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Stellenbeschreibung

Anstellungsart

  • Befristeter Vertrag
  • Teilzeit
  • Vollzeit

Vollständige Stellenbeschreibung

Team Empfang
ab sofort
Wien
  • Teilzeit
Empfangsmitarbeiter/in (30h) - Befristung auf 1 Jahr

Berufserfahrung erforderlich

Einsteiger m. geringer Berufserfahrung

Ihr Aufgabenfeld

  • Persönlicher Empfang von Gästen, Lieferant/innen, Kund/innen und Mitarbeiter/innen im Front Office
  • Laufende Telefonbetreuung und -vermittlung sowie Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs
  • Organisation des internen Reisemanagements (Ticket- und Hotelbuchungen)
  • Sicherstellung der Standortöffnungszeiten inklusive Auf- und Zusperren des Standorts, Kontroll- und Schlussrundgängen sowie Alarmsetzung
  • Postabwicklung (Hauspost und externe Post) sowie Entgegennahme von Lieferungen
  • Laufende Lagerverwaltung, Materialorganisation sowie Bestandskontrolle
  • Vorbereitung und Betreuung von Besprechungsräumen sowie Gästebewirtung inklusive Küchenorganisation
  • Durchführung kleiner Einkäufe sowie Botendienste
  • Übernahme diverser administrativer und organisatorischer Zusatzaufgaben

Ihre Kenntnisse

  • Abgeschlossene Matura (z. B. HAK, HBLA) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung sowie erste Berufserfahrung
  • Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie ausgezeichnete Deutschkenntnisse und zusätzliche Fremdsprachenkenntnisse (Arabisch, Dari/Farsi und Ukrainisch von Vorteil)
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie sichere mündliche und schriftliche Kommunikation
  • Zeitliche und örtliche Flexibilität innerhalb Wiens
  • Hohe Belastbarkeit sowie Ruhe in stressigen Situationen
  • Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
  • Diskretion und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
  • Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
  • Interkulturelle Kompetenz und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen
  • Verfügbarkeit im Rahmen der Diensteinteilung zwischen 07:30 und 18:30 Uhr

Unser Angebot und Benefits

  • Eine sinnstiftende Tätigkeit, bei der Sie Integration im digitalen und gesellschaftspolitischen Wandel aktiv mitgestalten - befristet auf 1 Jahr
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexibles Arbeiten (Gleitzeit und Homeoffice), ohne All-In-Verträge
  • Integration bedeutet für uns auch Inklusion – Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich willkommen
  • Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung (z.B. Nachwuchsführungskräfteprogramm)
  • Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung sowie Zusatzangebote (z.B. Supervision, Vorsorgeuntersuchung)
  • Strukturierte Einarbeitung und jährliche Teamtage für effiziente Zusammenarbeit und Austausch
  • Ein zentral gelegener Arbeitsplatz mit optimaler öffentlicher Anbindung sowie Unterstützung öffentlicher Mobilität
  • Vergünstigungen bei Kooperationspartnern und ein Essenszuschuss
  • Ein Bruttomonatsgehalt von € 2.500 (40 h/Woche)
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