Executive Assistant Jobs in Wien

Die Fraunhofer Austria Research GmbH ist ein etablierter und innovativer Forschungspartner für die österreichische Industrie. Mit unseren Geschäftsbereichen Logistik und Supply Chain Management, Fabrikplanung und Produktionsmanagement, Arbeitsgestaltung und Digitalisierung sowie Visual Computing sind wir an den Standorten Wien und Graz sowie mit unseren Innovationszentren KI4LIFE in Klagenfurt und Digitale Transformation der Industrie in Innsbruck vertreten. Gemeinsam entwickeln wir anwendungsorientierte Lösungen zum Nutzen der Wirtschaft und zum Vorteil der Gesellschaft.

Für unseren Geschäftsführer und Centerdirektor suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d) mit einem Beschäftigungsausmaß ab 30 h/Woche. In dieser Rolle sind Sie weit mehr als organisatorische Ansprechperson: Sie unterstützen aktiv im operativen Tagesgeschäft und tragen so unmittelbar zum Erfolg des Centers bei.

Ihre Aufgaben

• Executive-Assistenz des Geschäftsführers und des Centerdirektors, aktive Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
• Begleitung von Kundenterminen und Unterstützung bei Akquiseaktivitäten der Geschäftsleitung
• Terminkoordination, Kalenderverwaltung sowie Organisation und Buchung von Dienstreisen
• Konzeption und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Unterlagen für Vorträge
• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Meetings der Geschäftsleitung, inkl. Protokollführung und Follow-up-Management offener Punkte
• Unterstützung bei der Steuerung und Umsetzung strategischer und operativer Projekte der Geschäftsleitung
• Koordination von internen Abläufen und Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsleitung, Teams sowie externen Partnern

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise abgeschlossenes Studium
• Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management oder vergleichbaren operativen Funktion
• Hohe Eigeninitiative, Organisationstalent und dieFähigkeit, im operativen Geschäft mitzudenken und mitzuarbeiten
• Diskretion, Verlässlichkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit Geschäftsleitung und Partnern
• Reisebereitschaft (Begleitung von Kundenterminen)
• Erfahrung im bzw. Bereitschaft zum Einsatz von KI-Tools (z. B. Claude)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und MS Teams
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Eigenverantwortlicher und selbstständiger Aufgabenbereich mit Raum für persönliches Wachstum
• Anspruchsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit nah am operativen Geschehen mit tiefen Einblicken in die Geschäftsleitung
• Ein offenes, kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen in einem motivierten, engagierten Team
• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit und eine gute Work-Life-Balance
• Weiterbildungskultur mit vielfältigem Angebot zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

Bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung besteht die Möglichkeit einer Überzahlung bzw. Höherstufung. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem außeruniversitären Forschungs-KV. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt derzeit EUR 3.816,00 (brutto/Monat, 38,5h, Vollzeit).

Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse über bisherige Tätigkeiten und über Ihre Ausbildung bitte z.H. Herr Dr. techn. Martin Riester per E-Mail an jobs@fraunhofer.at.

Gestalten Sie Zukunft mit uns! Wir freuen uns auf Sie!