Wie Sie gut per E-Mail auf eine Stellenanzeige antworten

Von Indeed Editorial Team

Veröffentlicht am 26. Juni 2021

Heutzutage werden viele Stellenanzeigen online veröffentlicht. Arbeitgeber verlangen oft, dass die Bewerbungsunterlagen elektronisch verschickt werden – das geht schnell und ist bequem für beide Seiten. Um sich von den vielen Bewerber*innen, die ihre Unterlagen einsenden, abzuheben, ist es eine gute Idee, eine professionelle Nachricht zu verfassen, die sofort die Aufmerksamkeit der Personalverantwortlichen auf Sie lenkt. Sie können nur einmal einen ersten Eindruck bei einem potenziellen Arbeitgeber hinterlassen – deshalb ist die erste E-Mail so wichtig. Erfahren Sie hier, wann Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail versenden sollten und wie Sie eine Nachricht schreiben, die Ihnen eine Einladung zum Vorstellungsgespräch einbringt.

Wann sollten Sie eine Bewerbungs-E-Mail schreiben?

In den folgenden Fällen sollten Sie eine E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber oder Personalverantwortlichen schreiben:

  • Im Anzeigentext ist ein deutlicher Hinweis enthalten, dass Bewerbungen an die angegebene E-Mail-Adresse zu senden sind.

  • Das Unternehmen verwendet kein Rekrutierungssystem, das das Ausfüllen eines Formulars und das Einfügen von Bewerbungsunterlagen als Anhang erfordert (es ist kein Platz für eine Nachricht darin).

  • In der Anzeige, auf die Sie reagieren, steht nicht, dass Sie die Unterlagen persönlich oder per Post abgeben sollen.

  • Die für die Rekrutierung zuständige Person bittet darum, die Bewerbungen an die angegebene E-Mail-Adresse zu senden.

Bevor Sie Ihre Bewerbung abschicken, lesen Sie die Anzeige, auf die Sie antworten, sorgfältig durch und stellen Sie sicher, dass E-Mail der gewünschte Kommunikationskanal für das Unternehmen ist, an das Sie Ihre Bewerbungsunterlagen schicken möchten.

Wesentliche Elemente einer Nachricht per E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail als Antwort auf eine Stellenanzeige schreiben, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Verwenden Sie den korrekten E-Mail-Titel.

  • Machen Sie einen Höflichkeitsanruf an die Adressat*innen.

  • Erwähnen Sie Informationen über die Position, auf die Sie sich bewerben und einen Verweis auf die Anzeige, über die Sie schreiben.

  • Begründen Sie, warum Sie für die gewählte Stelle geeignet sind.

  • Erwähnen Sie die Anhänge, also die in der Ausschreibung geforderten Dokumente, wie z. B. Lebenslauf, Motivationsschreiben.

  • Schließen Sie mit einer Höflichkeitsformel am Ende der Nachricht ab.

  • Ganz am Schluss steht Ihre Unterschrift.

Wie Sie eine Bewerbungs-E-Mail richtig betiteln

Der Titel bzw. der Betreff Ihrer Nachricht sollte das Thema, über das Sie schreiben, genau benennen. Aus der Anzeige können Sie wahrscheinlich entnehmen, wie die Betreffzeile der E-Mail aussehen soll. Meistens wird dies die Referenznummer der Anzeige oder der Name der Stelle sein, auf die Sie sich bewerben. Es kann auch sein, dass der Arbeitgeber nicht erwähnt hat, was im Titel der E-Mail stehen soll. In einer solchen Situation ist es eine gute Idee, die oben genannten Daten zu verwenden und Ihren Namen hinzuzufügen. Die Betreffzeile einer E-Mail könnte also etwa so aussehen:

„Marketing Spezialist, #123456, Franz Mustermann“

Sie haben nicht viele Zeichen in Ihrer E-Mail-Betreffzeile, aber Sie haben trotzdem die Chance, die Personalverantwortlichen neugierig zu machen. Falls die Anzeige nicht vorgibt, wie der Titel der Nachricht aussehen soll, können Sie Ihre Erfahrung im Beruf oder Ihre beruflichen Erfolge erwähnen, um sich von anderen Bewerber*innen abzuheben. Zum Beispiel auf diese Weise:

„Marketing Spezialist, 5 Jahre Erfahrung, Franz Mustermann“

Wie Sie eine Bewerbungs-E-Mail richtig schreiben

Das Konzept, eine E-Mail als Antwort auf eine Stellenanzeige zu schreiben, lehnt sich an klassische Briefe an, daher sollte die E-Mail aus Teilen bestehen, die typisch für diese Form der Korrespondenz sind.

Höflichkeitsformel

Eine gute E-Mail beginnt mit einer höflichen Anrede an die Adressat*innen. Verwenden Sie die Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren", wenn in der Anzeige die Personalverantwortlichen nicht namentlich genannt werden. Wenn die Person jedoch erwähnt wird, adressieren Sie die E-Mail an ihren Namen.

Hinweis auf die Anzeige, auf die Sie sich bewerben

Es ist sehr wichtig, am Anfang Ihrer Nachricht zu erwähnen, zu welchem Thema Sie schreiben. Geben Sie also an, auf welche Anzeige sich Ihre E-Mail bezieht und auf welche Position Sie sich bewerben. Sie können etwa so formulieren:

„Bezugnehmend auf die auf Indeed veröffentlichte Stellenanzeige Nr. 123456 für die Position des Software-Testers bei Software House möchte ich mich für das Einstellungsverfahren bewerben.“

Erweiterung der Nachricht

Im nächsten Teil Ihrer Nachricht sollte es um Ihre Qualifikationen gehen und warum Sie für die ausgeschriebene Position geeignet sind. Wiederholen Sie hier keine Inhalte, die bereits in Ihrem Anschreiben enthalten sind. Sie können Ihre Erfahrung in einer bestimmten Branche und Ihre Motivation für die Bewerbung im entsprechenden Unternehmen erwähnen. Zum Beispiel:

„Ich möchte mich auf die oben genannte Stelle bewerben, da ich fünf Jahre Erfahrung als Softwaretester habe. Daher passt dieser Job zu meinen Qualifikationen. Ich möchte mich mit Ihrem Unternehmen beruflich weiterentwickeln, weil..."

Hier formulieren Sie nun Gründe, die Sie von anderen Kandidat*innen abheben, z. B, dass Sie sich für die Leistungen des Unternehmens interessieren und es seit seiner Gründung verfolgt haben.

Informationen zu Begleitdokumenten

Schreiben Sie in diesem Abschnitt der E-Mail, welche Dokumente Sie anhängen. Lesen Sie die Stellenausschreibung sorgfältig durch und prüfen Sie, was für den jeweiligen Einstellungsprozess erforderlich ist. Zum Beispiel:

„Ich lege die für Ihr Unternehmen erstellten Bewerbungsunterlagen bei: Lebenslauf und Anschreiben."

Ende der Nachricht

Zum Schluss verabschieden Sie sich höflich und danken den Personalverantwortlichen für ihre Zeit. Dazu können Sie folgende Formulierungie verwenden:

„Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meine Nachricht zu lesen. Ich freue mich darauf, meine Kandidatur in einem Vorstellungsgespräch zu präsentieren.
Mit freundlichen Grüßen
Franz Mustermann”

Wie Sie Bewerbungsunterlagen benennen

Der Lebenslauf und das Anschreiben müssen einen bestimmten Namen haben – idealerweise den Namen des Dokuments und Ihren Namen. Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Anhänge ohne Namen oder mit einer zufälligen Zeichenfolge im Titel verwendet werden. Ein Beispiel für korrekt benannte Dokumente ist:

Franz_Mustermann_CV.pdf
Franz_Mustermann_Liste_Motivation.pdf

Eine weitere wichtige Überlegung betrifft das Dateiformat. Es ist allgemein üblich, dass die Bewerbungsunterlagen im PDF-Format gesendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei auf jedem Gerät geöffnet werden kann und keine Fehler auftreten. PDF-Dateien sind statisch, d. h. sie sehen auf unterschiedlicher Hardware und in unterschiedlichen Programmen gleich aus, auch im Druck. Senden Sie keine Dateien im DOC-Format. Ein Dokument mit dieser Endung sieht auf dem Computer der Personalverantwortlichen möglicherweise anders aus als auf Ihrem.

Wie Ihre E-Mail-Adresse aussehen sollte

Dies kann Ihr Name oder der erste Buchstabe Ihres Vor- und Nachnamens sein. Für formelle Nachrichten – und eine E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber ist formell – ist eine korrekte E-Mail-Adresse unerlässlich. Am besten richten Sie ein separates E-Mail-Postfach für die berufliche Korrespondenz ein.

Was Sie beachten sollten

Wenn Sie Ihre Nachricht geschrieben und alle Anhänge hinzugefügt haben, klicken Sie nicht sofort auf die Schaltfläche „Senden“. Prüfen Sie, ob Ihre Nachricht alle erforderlichen Elemente enthält, lesen Sie sie noch einmal durch und überprüfen Sie sie auf Rechtschreibung, Grammatik, Stil, Zeichensetzung, Tippfehler oder fehlende Dokumente. Denn Fehler im Inhalt Ihrer Nachricht wirken unprofessionell.

Wenn Sie in einem Textverarbeitungsprogramm schreiben, achten Sie auf die unterstrichenen Wörter in Rot. Am Ende Ihrer Arbeit können Sie den Inhalt sicherheitshalber mit einem externen Tool – zum Beispiel Orthograph oder Language Tool – noch einmal überprüfen. Senden Sie eine Nachricht nur, wenn Sie sicher sind, dass sie korrekt geschrieben ist.

Was Sie vermeiden sollten

Ein grundlegender Fehler ist es, die gleiche Nachricht an mehrere Arbeitgeber zu senden. Dies gilt insbesondere für musterhafte Formulierungen, die viele Allgemeinplätze enthalten. Erstellen Sie für alle Unternehmen, bei denen Sie sich bewerben, eine eigene Nachricht nach dem oben angegebenen Schema. Versuchen Sie, jede E-Mail auf die ausgeschriebene Position abzustimmen. Dies hebt sich von anderen Bewerber*innen ab und zeigt den Personalverantwortlichen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, eine individuelle E-Mail zu schreiben. Das gilt auch für die Erstellung Ihres Lebenslaufs sowie der anderen Bewerbungsunterlagen.

Weiters ist es ein schwerer Fehler, eine E-Mail ohne Betreffzeile zu senden. Dies kann dazu führen, dass Ihre Bewerbung gleich bei der ersten Screening-Phase aussortiert wird, denn sie ist unprofessionell und zeugt von Nachlässigkeit. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Betreffzeile vervollständigen, bevor Sie die E-Mail senden.

Achten Sie auch auf die richtige Anrede. „Hallo“ am Anfang einer E-Mail zu schreiben ist ein Fehler und wirkt unprofessionell. Diese Form ist nicht korrekt und ist für eine Bewerbungs-E-Mail zu vermeiden. Bevor Sie eine Nachricht senden, stellen Sie sicher, dass Sie sie richtig beginnen, indem Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden oder Ihre Korrespondenz an die in der Anzeige angegebene Person adressieren.

Beispiel für eine Bewerbungs-E-Mail

Abschließend präsentieren wir Ihnen ein Beispiel für eine Bewerbungs-E-Mail, die alle in diesem Artikel erwähnten Ratschläge enthält:

Marketing Spezialist, #123456, Franz Mustermann
Sehr geehrte Damen und Herren,
Bezugnehmend auf die auf Indeed veröffentlichte Stellenanzeige Nr. 123456 für die Position des Software-Testers bei Software House möchte ich mich für das Einstellungsverfahren bewerben.
Ich übermittle anbei meine Bewerbungsunterlagen, da ich fünf Jahre Erfahrung als Softwaretester habe. Daher passt dieser Job zu meinen Qualifikationen. Ich möchte mich mit Ihrem Unternehmen beruflich weiterentwickeln, weil...
Ich lege die für Ihr Unternehmen erstellten Bewerbungsunterlagen bei: Lebenslauf und Anschreiben.
Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meine Nachricht zu lesen. Ich freue mich darauf, meine Kandidatur in einem Vorstellungsgespräch zu präsentieren.
Mit freundlichen Grüßen
Franz Mustermann

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