Die Bedeutung des Empfehlungsschreibens

Von Indeed Editorial Team

Veröffentlicht am 26. Juni 2021

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Das Empfehlungsschreiben ist auf dem Arbeitsmarkt in anderen Ländern wie wie beispielsweise den USA oder Großbritannien schon seit längerem gebräuchlich. In den letzten Jahren ist es auch in Österreich zunehmend beliebter geworden. Es wird von einer Bezugsperson im Kontext des Arbeitsverhältnisses, meistens also einem Vorgesetzten, ausgestellt und enthält eine persönliche Empfehlung. Indem die Aussteller des Empfehlungsschreibens positive Eigenschaften und Charakterzüge der betreffenden Person nennen, bringen sie dessen Eignung für eine bestimmte Position zum Ausdruck. Es ist somit ein wichtiger, wenn auch nicht unverzichtbarer Teil einer Bewerbung. In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie über ein Empfehlungsschreiben wissen müssen.

Das Empfehlungsschreiben ist spezifischer als das Arbeitszeugnis

Der Grund, warum ein Empfehlungsschreiben in deutschsprachigen Ländern eher selten ist, liegt darin, dass es in den USA, Großbritannien oder auch Frankreich kein Arbeits- oder Dienstzeugnis gibt, wie wir es in Österreich kennen. Hierzulande haben alle Arbeitnehmer*innen einen Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist. Allerdings sind Arbeitgeber keineswegs dazu verpflichtet, ein solches von sich aus auszustellen. Hingegen müssen Arbeitnehmer*innen ausdrücklich verlangen, dass ihnen ein Dienstzeugnis ausgestellt wird. Im Arbeitsvertrag ist geregelt, innerhalb welcher Frist Arbeitnehmer*innen diesen Anspruch geltend machen können.

Ein Empfehlungsschreiben kann, muss aber nicht aus einem Arbeitsverhältnis stammen. So ist ein „Letter of Recommondation“, wie es auf Englisch heißt, beispielsweise auch an Universitäten gebräuchlich, beispielsweise dann, wenn es aufgrund von besonders guten Leistungen, einem Stipendium oder einer Promotion ausgestellt wird. Auch ein erfolgreich abgeschlossenes Praktikum kann unter Umständen mit einem Empfehlungsschreiben honoriert werden. Allerdings ist zu beachten, dass sich ein Empfehlungsschreiben, anders als ein Referenzschreiben, immer auf eine konkrete Stelle bezieht. Das Referenzschreiben ist daher eher für Freiberufler geeignet, die sich damit bei unterschiedlichen Projekten bewerben können.

Das Empfehlungsschreiben ist genau auf die Stelle zugeschnitten

Für Berufseinsteiger*innen und Mitarbeiter*innen für neue Positionen ist daher das Empfehlungsschreiben die bessere Wahl. Ihre Bewerbung sollte bereits auf die Stellenbeschreibung abgestimmt sein und dieses zusätzliche Dokument unterstreicht Ihre persönliche Eignung für genau diese Position. In formaler Hinsicht sollte ein Empfehlungsschreiben höchstens eine DIN A4-Seite umfassen. Inhaltlich bezieht es sich auf Ihre persönlichen Fähigkeiten und positiven Eigenschaften und enthält eine klare Empfehlung für die von Ihnen angestrebte Position. Platzieren Sie das Empfehlungsschreiben in Ihrer Bewerbung nach dem Anschreiben und dem Lebenslauf – gemeinsam mit den Arbeitszeugnissen und anderen Nachweisen.

Das Empfehlungsschreiben ist in der Ich-Form geschrieben, und zwar aus Sicht der ausstellenden Bezugsperson. Aber wer ist nun diese Bezugsperson oder anders gefragt: Wer darf ein Empfehlungsschreiben ausstellen? Rein rechtlich gesehen ist jeder dazu befugt. Im Rahmen einer Bewerbung ist es aber nur dann sinnvoll, wenn das Schreiben von jemandem stammt, der einen höheren Rang oder Erfahrungsgrad als Sie hat und Ihre Fähigkeiten dementsprechend bewerten kann.

Da es im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu einer Nachfrage an die Ausstellenden kommen kann, sollte dies jemand sein, der auf jeden Fall gut auf Sie zu sprechen ist. Jemand, der aufgrund des Titels oder der Reputation im entsprechenden Fach eine angesehene Persönlichkeit ist, eignet sich hervorragend als Ausstellender eines Empfehlungsschreibens.

Das Empfehlungsschreiben muss nicht vom vorherigen Arbeitgeber stammen

Wenn Sie sich in einem guten Einvernehmen von Ihrem vorherigen Arbeitgeber getrennt haben, dann sprechen Sie ihn ruhig auf die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens an, und zwar zusätzlich zum Dienstzeugnis, zu dessen Ausstellung er ohnehin gesetzlich verpflichtet ist. Anders als dieses, in dem keine negativen Aspekte erwähnt werden dürfen, sondern das vielmehr sprachliche Codes enthält, ist das Empfehlungsschreiben persönlicher formuliert, sodass Ihr potenzieller neuer Arbeitgeber daraus umfassendere Informationen entnehmen kann.

Benötigen Sie ein Empfehlungsschreiben für den Berufseinstieg, dann wenden Sie sich am besten an Ihre Lehrer*innen oder Professor*innen. Ein akademischer Titel vermittelt Kompetenz und ein hohes Maß an Professionalität. Ersuchen Sie jemanden um die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens, der Sie gut kennt und zu dem Sie ein gutes Verhältnis haben. Wenn Sie nicht unmittelbar nach dem Studium in einen Beruf starten, müssen Sie auf ein Empfehlungsschreiben dennoch nicht verzichten. Wenn Sie in Ihrer Freizeit beispielsweise in einem Verein oder ehrenamtlich tätig sind, lassen Sie sich von diesen Stellen ein Empfehlungsschreiben ausstellen, das als Beleg für Ihr Engagement dient.

Für Hochschuldozent*innen und -professor*innen gehört das Ausstellen eines Empfehlungsschreibens üblicherweise zum Arbeitsalltag. Natürlich kann es auch vorkommen, dass Sie jemanden darum ersuchen, der noch nie ein Empfehlungsschreiben ausgestellt hat und zunächst nicht weiß, wie dieses zu formulieren ist. Lassen Sie sich dadurch nicht von Ihrem Vorhaben abbringen. Anders als bei einem Dienstzeugnis ist es bei einem Empfehlungsschreiben auch möglich, dieses selbst zu verfassen und Ihrer Bezugsperson anschließend zur Unterschrift vorzulegen. So können Sie auch sicherstellen, dass alle für Sie wichtigen Aspekte Erwähnung finden.

Was ein Empfehlungsschreiben enthält

Ein Empfehlungsschreiben enthält die Kontaktdaten des Ausstellenden mit allen Titeln und Funktionen. Im Betreff steht der Hinweis auf Sie als Referent*in und Ihr Name sowie die Art der Tätigkeit, die Sie ausgeführt haben. Der nachfolgende Text sollte eine Beschreibung des Unternehmens oder der Ausbildungsstelle enthalten. Auch die referenzierte Stelle sowie die Aufgaben, die Sie übernommen haben und welche Fähigkeiten Sie ausgezeichnet haben, werden hier erwähnt. Von besonderer Bedeutung ist die qualitative Bewertung Ihrer Arbeitsleistung. Am Schluss folgen noch Ausführungen zu Ihrem sozialen Verhalten und ein Ausblick in die berufliche Zukunft.

Sie sollten beachten, dass die Ausstellenden Ihres Empfehlungsschreibens mitunter anderweitig beschäftigt sind, weshalb Sie sich nicht erst kurz vor Ablauf der Bewerbungsfrist an sie wenden sollten. Kalkulieren Sie lieber eine Vorlauffrist ein, am besten fünf oder sechs Wochen. Wenn die Tätigkeit bereits länger zurückliegt und Sie nicht damals um die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens ersucht haben, ist eine Kontaktaufnahme per E-Mail eine geeignete Möglichkeit. Schreiben Sie am besten bereits in die Betreffzeile, worum es in Ihrem Anliegen geht und bitten Sie um Ausstellung eines Empfehlungsschreibens.

Wie Sie um ein Empfehlungsschreiben ersuchen

Formulieren Sie Ihr Anliegen konkret, indem Sie etwa schreiben: „Hiermit möchte ich Sie darum bitten, mir ein Empfehlungsschreiben auszustellen.“ Nennen Sie das Projekt, bei dem Sie Ihre Erfahrungen gesammelt haben und geben Sie den genauen Zeitraum an, denn es ist nicht davon auszugehen, dass die Ausstellenden all diese Details noch immer parat haben. Geben Sie an, wofür Sie das Schreiben benötigen, also z. B. für eine Bewerbung auf eine bestimmte Stelle. Erwähnen Sie auch die Bewerbungsfrist, ziehen Sie von dieser am besten zur Sicherheit ein paar Tage ab und bitten höflich darum, innerhalb dieser Frist das Empfehlungsschreiben auszustellen.

Damit die Ausstellenden des Empfehlungsschreibens möglichst gut auf Ihr Anliegen eingehen können, benötigen sie weitere Informationen. Legen Sie Ihre Motivation dar, warum Sie sich bei der neuen Stelle bewerben. Beschreiben Sie die Tätigkeit, für die das Schreiben ausgestellt wird, als logische Vorstufe zur neuen Herausforderung. Wenn Sie wissen, dass der Ausstellende in Verbindung mit Ihrem potenziellen Arbeitgeber steht, dann erwähnen Sie dies in Ihrer E-Mail. Möglicherweise haben Sie gerade aufgrund der Beschäftigung, für die Sie das Empfehlungsschreiben beantragen, den Anreiz bekommen, sich auf Ihre neue Stelle zu bewerben. Dies sollten Sie aber nur dann erwähnen, wenn es tatsächlich so ist.

Lebenslauf im Anhang als Option

Optional können Sie Ihrer E-Mail einen Lebenslauf als Anhang beifügen. Dann wissen die Ausstellenden, worauf sie sich in ihrem Schreiben am besten beziehen sollen. Wenn Sie sich mit den Formulierungen unsicher sind, dann scheuen Sie sich nicht, einen engen Vertrauten hinzuzuziehen und Ihre E-Mail Korrektur lesen zu lassen. Kleine Unachtsamkeiten oder Flüchtigkeitsfehler sollten Ihre ansonsten guten Bewerbungsunterlagen keinesfalls unprofessionell erscheinen lassen.

Eine Besonderheit ist bei Akademiker*innen zu beachten. Hier ist der persönliche Kontakt meist zu bevorzugen. Erkundigen Sie sich im Sekretariat nach den Sprechstunden der betreffenden Dozent*innen oder Professor*innen und vereinbaren Sie einen Termin. Dieser kann entweder persönlich oder auch telefonisch erfolgen, sollte die Universität zu weit entfernt sein. Im direkten persönlichen Gespräch können Einzelheiten besser geklärt werden und außerdem werden Sie nicht nervös, falls Sie längere Zeit auf eine Antwort auf Ihre E-Mail warten müssen. Sie können nie wissen, ob die Ausstellenden des Empfehlungsschreibens gerade sehr beschäftigt sind und eine klare Absage ist besser als eine tage- oder wochenlange Ungewissheit.

Bleiben Sie unbedingt in Kontakt

Natürlich gehört es zur Höflichkeit, sich für den Erhalt des Empfehlungsschreibens zu bedanken. Auch für den Fall, dass Ihre Bewerbung für die neue Stelle erfolgreich war und Sie eingestellt worden sind, sollten Sie den Kontakt zu denjenigen, die Sie dabei unterstützt haben, auf jeden Fall aufrecht erhalten. Falls es einen Empfang oder ein Seminar bei Ihrem neuen Arbeitgeber gibt, dann nehmen Sie die Ausstellenden Ihres Empfehlungsschreibens unbedingt in die Liste Ihrer beruflichen E-Mail-Kontakte auf und schicken Sie eine Einladung. Netzwerken hat im modernen Berufsleben eine große Bedeutung. Sie können nie wissen, welche Art von Unterstützung Sie in Zukunft benötigen.

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