Was Sie über Homeoffice-Arbeit wissen sollten

Von Indeed Editorial Team

Veröffentlicht am 26. Juni 2021

Das Homeoffice, also der vollausgestattete Arbeitsplatz zuhause, ist keine grundsätzlich neue Idee. Viele Unternehmer und Freiberufler nutzen dieses Konzept seit langem. Der sich rasch weiterentwickelnde IT-Bereich hat das Homeoffice außerdem in bestimmten Wirtschaftsbranchen zunehmend populärer gemacht. Fachkräfte wie Programmierer, aber auch Grafiker, Journalisten, Vermarkter, Steuerberater und sogar Anwälte betreuen ihre Kunden zunehmend häufiger von den eigenen vier Wänden aus. Homeoffice liegt stark im Trend.

Was ist ein Homeoffice?

Wir wollen uns zunächst genauer ansehen, was der Begriff „Homeoffice“ bedeutet. Dieses Wort stammt aus dem Englischen und hat – ebenso wie viele andere Anglizismen – Einzug in die deutsche Sprache gehalten. Allerdings wird es in seiner Bedeutung verballhornt benutzt. Strikt genommen bezeichnet der Begriff „Home Office“ im britischen Englisch das britische Außenministerium. Im amerikanischen Englisch ist ein „home office“ hingegen ursprünglich der Hauptsitz eines Unternehmens. Im deutschen Sprachgebrauch wird mit diesem Begriff ein „Heimbüro“ bezeichnet, also ein Büro, das sich jemand in seiner privaten Wohnstätte eingerichtet hat.

Ein Laptop alleine macht noch kein Homeoffice

Einen Laptop-Computer zuhause auf dem Wohnzimmertisch zum Arbeiten zu benutzen macht Sie noch zu keinem Homeoffice-Betreiber. Das verstehen manche falsch. Denn man würde es auch nicht als „Homeoffice“ bezeichnen, wenn man den Laptop bei einer Geschäftsreise im Flugzeug oder im Zug beruflich nutzt. Ein Homeoffice setzt voraus, dass im Haus oder in der Wohnung ein separates Zimmer oder auch eine ruhige Ecke als Arbeitsplatz eingerichtet wurde. Und das bedarf neben dem Laptop (oder Desktop) einiger zusätzlicher Infrastruktur.

Die unverzichtbare Ausstattung für ein Homeoffice

Je nach Beruf oder Branche entscheiden sich viele Homeoffice-Betreiber auch heute noch für einen Desktop-Rechner. Die Arbeit mit diesem ist bequemer, auch wegen des größeren Bildschirms. Hochaufgerüstete Desktops sind außerdem leistungsstärker als der beste Laptop. Das ist insbesondere für Projekte wichtig, die mit komplexen Computerprogrammen bearbeitet werden müssen und viele Ressourcen benötigen (z. B. RAM oder Speicherplatz). Der größere Bildschirm ist zudem angenehmer für die Augen. Ob Sie sich letztendlich für einen Desktop oder Laptop entscheiden, bleibt aber selbstverständlich Ihnen überlassen.

Zu einem Homeoffice gehört auch eine schnelle Internetverbindung (WLAN), besonders dann, wenn regelmäßig hohe Datenvolumen herunter- oder hochgeladen werden müssen. Ein Festnetztelefon ist heutzutage nicht mehr zwingend notwendig, da ein Handy ebenso gute Dienste leistet, wenn nicht sogar bessere. Weiters ist ein guter Drucker notwendig, der auch über WLAN und Bluetooth betrieben werden kann. Zwar werden zunehmend mehr Dokumente „papierlos“ digital gespeichert, aber manche Dokumente müssen dennoch ausgedruckt werden.

Datensicherheit im Homeoffice

Da Sie von Ihrem Homeoffice aus wahrscheinlich auf sensible Firmendaten zugreifen, Daten über das Internet verschicken oder in der Cloud speichern, müssen Sie für Datensicherheit sorgen. Dies schützt Sie vor möglichen Hackerangriffen, durch die Kriminelle versuchen, an Ihre persönlichen Informationen oder wichtige Firmendaten zu gelangen. In Ihrer Firma sind das Computernetz und die Daten im Allgemeinen mittels einer Kombination aus Antivirenprogrammen, Firewalls, Datenverschlüsselung und ähnlichen Maßnahmen gesichert. Betreiben Sie ein Homeoffice, ist es empfehlenswert, es der Firma gleichzutun. Ein zuverlässiges Antivirenprogramm und die Einrichtung eines VPN (Virtual Private Network) verhindern, dass Daten gestohlen werden können.

Die Software

Ein Desktop oder Laptop ist beim Kauf grundsätzlich bereits mit den wichtigsten Softwareprogrammen und Applikationen ausgestattet. Doch je nach Ihrem Arbeitsfeld bzw. den Anforderungen Ihrer Firma müssen Sie eventuell zusätzliche Programme installieren wie Grafik-, Design- und Bearbeitungssoftware und Textbearbeitungsprogramme . Viele Unternehmen nutzen zudem spezifisch für die Firma entwickelte Programme, zum Beispiel für Buchhaltungs- oder Inventarisierungstätigkeiten, die Sie in Absprache mit Ihrem Arbeitgeber ebenfalls auf Ihrem Homeoffice-Rechner installieren müssen.

Wer kommt für die Einrichtung eines Homeoffice auf?

Diese Frage wird häufig gestellt. Immerhin stellen Sie als Homeoffice-Betreiber Ihrem Arbeitgeber nicht nur Ihre Arbeitskraft, sondern auch Ihre gesamte Homeoffice-Infrastruktur zur Verfügung. Bei Freiberuflern, die Projekte für unterschiedliche Kunden bearbeiten, ist die Situation klar: Als selbständiger Dienstleister sind diese auch selbst für die Ausstattung, den Betrieb und die Betriebskosten ihres Homeoffice verantwortlich. Der Auftraggeber bezahlt lediglich für die ausgeführte und abgelieferte Arbeit.

Wurden Sie hingegen als festangestellter Firmenmitarbeiter vom Unternehmen zur Arbeit im Homeoffice „delegiert“, ändert sich die Situation. In der Regel dürfen Sie erwarten, dass Ihr Arbeitgeber die zur Ausführung Ihrer Tätigkeit erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellt. Das betrifft vor allem firmeninterne Software. Verlangt Ihr Arbeitgeber, dass Sie zusätzliche, kommerziell erhältliche Programme verwenden, sollte er Ihnen den Kaufpreis rückerstatten, denn es kann nicht vorausgesetzt werden, dass Sie eine mitunter teure Software aus Ihrer eigenen Tasche bezahlen. Manche Unternehmen stellen ihren im Homeoffice tätigen Mitarbeitern auch einen Laptop oder Desktop zur Verfügung, auf denen die benötigten Applikationen und/oder Programme bereits installiert sind.

Verzichten Sie unbedingt auf illegal erworbene Software

Verwenden Sie auf keinen Fall Piraten-Software, unabhängig davon, ob man diese gratis herunterladen kann. Einerseits ist dies in rechtlicher Hinsicht nicht gedeckt, andererseits können sich in illegaler Software Viren oder Trojaner verbergen, die Ihr System infizieren und/oder Ihre Daten stehlen können.

Ein Homeoffice verursacht Betriebskosten

Der Betrieb eines Homeoffice ist auch mit diversen Betriebskosten verbunden. Sie verbrauchen Strom und gegebenenfalls Papier und Druckerpatronen. Für manche Anwendungen (z. B. bestimmte Antiviren-, Textverarbeitungs- und Grafikprogramme) können auch regelmäßige Abonnementgebühren anfallen. Zudem verursacht Ihre WLAN-Verbindung Kosten, ebenso wie gewisse Cloud-Storage oder Video-Conferencing-Applikationen. Außerdem werden Sie häufiger Handy-Telefonate mit Kunden oder der Firma führen müssen.

Anteilige oder pauschale Betriebskostenerstattung?

Es stellt sich also die Frage, wer für die Kosten, die im Zuge Ihrer Arbeit für die Firma anfallen, aufkommt. In der Regel werden Sie Ihr Homeoffice nicht nur für Firmenbelange nutzen, sondern auch für private Dinge. Klären Sie also im Voraus, wer welche Kosten übernimmt und lassen Sie sich dies von Ihrem Arbeitgeber am besten schriftlich bestätigen.

Manche Unternehmen sind in dieser Hinsicht sehr kulant und übernehmen alle Betriebskosten, einschließlich jenes Anteils, den Sie vielleicht für Privatzwecke verbraucht haben. Andere bestehen auf einer anteiligen Aufschlüsselung zwischen betrieblicher und privater Nutzung. In diesem Fall muss vereinbart werden, wie die Aufschlüsselung erfolgen soll, das heißt, wie die jeweiligen Anteile gemessen werden.

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit, dass Ihnen Ihr Unternehmen einen monatlichen Pauschalbetrag für die Betriebskosten bewilligt. Diesen erhalten Sie auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten geringer sind. Auf der anderen Seite könnte es natürlich auch sein, dass Ihre Betriebskosten in einem Monat höher als der vereinbarte Pauschalbetrag sind. Diese Differenz haben dann Sie zu tragen.

Die Arbeitszeiten im Homeoffice

Ein weiterer wichtiger Punkt bei Homeoffice-Tätigkeiten betrifft die Arbeitszeiten und die Pausen. In der Regel gelten beim Homeoffice die betrieblich festgelegten Arbeitszeiten, einschließlich der Pausen. Damit ist ein gewisses Maß an Vertrauen verbunden, das Ihr Arbeitgeber in Sie setzt. Er vertraut darauf, dass Sie diese Arbeitszeiten auch tatsächlich einhalten, da eine diesbezügliche Überprüfung nicht immer ohne weiteres möglich ist.

Tracking Apps zur Nachverfolgung

In manchen Unternehmen wird vereinbart, dass die Arbeitnehmer im Homeoffice eine Tracking App laufen lassen, wenn sie an Firmenprojekten arbeiten. Die Mitarbeiter werden nach einem festen Stundengehalt bezahlt und die Tracking App dokumentiert die Zeit, die aufgewendet wurde. Gute Tracking Apps machen regelmäßig und automatisch Screenshots Ihres Bildschirms und speichern Informationen betreffend die Nutzung der Tastatur und Maus. Dadurch können Arbeitgeber nachprüfen, ob Sie tatsächlich an Unternehmensprojekten und nicht etwa an privaten Dingen gearbeitet haben.

Anderen Firmen wiederum ist es relativ gleichgültig, wann Sie arbeiten, solange Sie Ihre Projekte fristgerecht und in der erforderlichen Qualität abliefern. Es steht Ihnen also frei, ob Sie unter der Woche, am Wochenende, tagsüber oder nachts arbeiten.

Vorteile des Homeoffice

Arbeiten Sie freiberuflich oder im Auftrag der Firma von zuhause aus, so ist das durchaus mit einigen Vorteilen verbunden. Dazu gehören insbesondere:

  • Das berufliche Pendeln erübrigt sich, was sowohl Zeit als auch Geld (z. B. für Benzin, Fahrkarten usw.) spart.

  • Die Arbeitszeiten können unter Umständen frei gewählt werden, solange Termine eingehalten werden und die abgelieferte Arbeitsqualität stimmt.

  • Sie haben mehr Zeit für Familie, Hobbys, Hausarbeit usw., da Sie sich ohnehin zu Hause aufhalten.

  • Sie haben keinen Chef, der Ihnen ständig über die Schulter blickt.

Nachteile des Homeoffice

Neben den Vorteilen kann Homeoffice aber auch mit einigen Nachteilen verbunden sein. Dazu gehören insbesondere:

  • Ein hohes Maß an Disziplin ist erforderlich. Sie befinden sich in Ihrem eigenen Heim und es gibt viele Ablenkungen oder Versuchungen, zwischendurch etwas Privates zu erledigen. Das birgt die Gefahr, dass Sie Ihre Arbeit vernachlässigen.

  • Der direkte Kontakt und Austausch mit Kollegen fehlt. Die von vielen Arbeitnehmern geschätzte „Bürokultur“ und auch die am Arbeitsplatz bestehenden Freundschaften können leiden.

  • Die Tendenz besteht, dass der Arbeitsplatz unordentlich wird, weil ohnehin nur Sie selbst dort arbeiten.

  • Der Kundenempfang im eigenen Haushalt – falls dies erforderlich wird – kann für manche unangenehm sein.

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