So verfassen Sie ein Kündigungsschreiben

Von Indeed Editorial Team

Veröffentlicht am 26. Juni 2021

Das Indeed Editorial Team besteht aus einem vielfältigen und talentierten Team von Autor*innen, Forscher*innen und Branchenexpert*innen, die Ihnen mithilfe der Daten und Einblicke von Indeed hilfreiche Tipps für Ihre Jobsuche geben.

Sie haben es sich reiflich überlegt und sind zum Schluss gekommen: Es geht für Sie in diesem Job einfach nicht mehr weiter. Ihnen bleibt nur noch eines übrig, und zwar zu kündigen. Jetzt müssen Sie nur noch ein Kündigungsschreiben verfassen und es in einer geeigneten Form und zum richtigen Zeitpunkt an die zuständige Person überbringen. Doch wie gehen Sie dabei vor, um Fehler und Fettnäpfchen zu vermeiden? Dies erklären wir Ihnen im Folgenden.

Wie sieht ein Kündigungsschreiben aus?

Ein Kündigungsschreiben hat hinsichtlich der Formatierung Ähnlichkeit mit einem Anschreiben – wenn Sie sich also bereits um einen neuen Job bewerben, können Sie diese Formatierung gleich als Vorlage nutzen. Das Kündigungsschreiben sollte folgende Elemente enthalten:

  • Datum und Ort

  • Ihren Namen, Anschrift und gegebenenfalls Ihre Position im Unternehmen

  • Namen, Anschrift und gegebenenfalls die Position der zuständigen Person, die Sie von Ihrer Kündigung in Kenntnis setzen wollen (Vorgesetzter oder Personaler)

  • eine Bezugszeile

  • eine Anrede

  • die eigentliche Kündigungserklärung

  • eine Schlussformel

  • Ihre Unterschrift

Wichtig ist zudem, dass das Kündigungsschreiben in Papierform eingereicht werden muss. Ob es handschriftlich oder elektronisch erstellt worden ist, spielt dabei keine Rolle, solange das Dokument gut lesbar und mit Ihrer eigenhändigen Unterschrift versehen ist. Die Zustellung per E-Mail ist jedoch nicht zulässig. Das hängt damit zusammen, dass bei einer E-Mail nicht zuverlässig bestimmt werden kann, wann der Empfänger sie tatsächlich bekommen hat. Das wiederum kann sich im Zweifelsfall auf Ihren Kündigungstermin auswirken.

Achten Sie darauf, dass Ihr Kündigungsschreiben ordentlich auf sauberem und glattem Papier gedruckt ist und keine Rechtschreib- oder Sachfehler enthält. Damit verhindern Sie einerseits, dass Ihr Arbeitgeber die Kündigung für nichtig zu erklären versucht, andererseits sollten Sie sich darum bemühen, einen positiven Eindruck im Unternehmen zu hinterlassen – auch wenn Sie mit dem Job nicht zufrieden waren. Immerhin steht Ihnen noch ein Arbeitszeugnis zu. Außerdem könnte es sein, dass Ihr potenzieller neuer Vorgesetzter sich beim ehemaligen Unternehmen über die Umstände Ihres Weggangs informieren will. In beiden Fällen ist es vorteilhaft, sich von der bestmöglichen Seite zu zeigen.

Beispiele für Inhalte bei Kündigungsschreiben

Ein Kündigungsschreiben ist in der Regel kurz und knapp. Sie teilen der zuständigen Person nur mit, dass Sie kündigen und zu welchem Zeitpunkt. Die Gründe für Ihre Entscheidung brauchen Sie nicht anzugeben, dies wäre sogar unangebracht. Wenn Sie Ihrem Vorgesetzten Ihre Beweggründe mitteilen oder einfach nur Feedback geben wollen, tun Sie dies lieber in einem persönlichen Gespräch. Meistens sind Führungskräfte gerne dazu bereit. Das Kündigungsschreiben können Sie wie folgt formulieren:

Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau (Name des Ansprechpartners),

  • hiermit kündige ich mein Dienstverhältnis unter Einhaltung der gesetzlichen (oder gegebenenfalls vertraglichen) Frist.

  • ich kündige hiermit meinen Vertrag unter Einhaltung der vorgeschriebenen Kündigungsfrist zum 31.12.2020.

  • mit diesem Schreiben kündige ich mein Dienstverhältnis ordentlich und fristgerecht. Das Dienstverhältnis endet zum 31.12.2020.

  • mit dem vorliegenden Schreiben kündige ich meinen Vertrag fristgerecht zum nächstmöglichen Termin.

Ist ein Kündigungsschreiben überhaupt notwendig?

Es ist in Österreich nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie schriftlich kündigen müssen. Auch eine mündliche Kündigung ist daher rechtskräftig. Es empfiehlt sich aber, ein Kündigungsschreiben einzureichen, denn das kann Ihr Vorgesetzter oder Personaler Ihnen schriftlich bestätigen. Eine mündliche Vereinbarung können Sie hingegen im Zweifelsfall nicht nachweisen. Wenn Sie also sichergehen wollen, dass Sie pünktlich nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Kündigungsfrist auch wirklich aus dem Unternehmen ausscheiden dürfen, sollten Sie ein Kündigungsschreiben einreichen und sich den Empfang bestätigen lassen.

Kündigungsfristen bei Arbeitnehmerkündigung

Unabhängig von der Art des Dienstverhältnisses (Angestellter oder Arbeiter) beträgt die Kündigungsfrist gemäß § 20 AngG und § 1159 ABGB einen vollen Kalendermonat. Das heißt, wenn Sie zum 31. Dezember kündigen wollen, muss Ihr Vorgesetzter oder der zuständige Personaler das Kündigungsschreiben spätestens am 30. November erhalten. Wenn er es erst am 1. Dezember erhält, können Sie nicht vor dem 31. Januar aus dem Unternehmen ausscheiden.

Achten Sie außerdem darauf, was in Ihrem individuellen Arbeitsvertrag oder dem geltenden Kollektivvertrag diesbezüglich festgelegt wurde. Die Kündigungsfrist für Arbeitnehmer kann darin auf bis zu sechs Monate verlängert werden – aber nur dann, wenn auch die Kündigungsfrist für den Arbeitgeber entsprechend verlängert wurde.

Beachten Sie außerdem, dass die Kündigungsfrist erst dann beginnt, wenn die zuständige Person Ihr Kündigungsschreiben erhalten hat. Wenn Sie das Schreiben also per Post verschicken, tun Sie es früh genug, damit es bis Monatsende auf jeden Fall ankommt. Es empfiehlt sich, das Kündigungsschreiben als Einschreiben zu verschicken, denn der Beleg dient im Zweifelsfall als Bestätigung dafür, wann die Sendung aufgegeben wurde. Am sichersten ist es jedoch, das Schreiben persönlich abzugeben. So können Sie auch gleichzeitig eine Empfangsbestätigung verlangen.

Sonderfall 1: Fristlose Kündigung

Wenn wichtige Gründe vorliegen, die gemäß § 26 AngG oder § 82a GewO eine fristlose Kündigung durch den Arbeitnehmer rechtfertigen, müssen Sie die gesetzlich oder vertraglich festgelegte Kündigungsfrist nicht einhalten und können das Unternehmen sofort verlassen. Mögliche Gründe für eine fristlose Kündigung sind:

  • Wenn die Arbeitsumstände dauerhaft Ihre Gesundheit oder Ihr Leben gefährden und der Arbeitgeber keine ausreichenden Maßnahmen zu Ihrem Schutz ergreift. Zum Beispiel, wenn Sie ohne ausreichende Sicherung Arbeiten in beträchtlicher Höhe verrichten oder ohne Hörschutz in einem sehr lauten Umfeld arbeiten sollen.

  • Wenn der Arbeitgeber Sie oder Ihre Angehörigen zu illegalen oder unsittlichen Handlungen zwingt. Das heißt, er verlangt von Ihnen, bei der Arbeit Gesetze zu brechen oder er erpresst Ihren Ehepartner beispielsweise mit der Behauptung, Sie entlassen zu wollen.

  • Wenn der Arbeitgeber Sie oder Ihre Angehörigen bedroht oder misshandelt. Zum Beispiel, wenn er Sie ohrfeigt oder droht, es zu tun.

  • Wenn der Arbeitgeber Ihnen nicht den vereinbarten Lohn bezahlt. Dabei spielt es keine Rolle, welche Argumente er dafür vorbringt, ob er das Geld schlichtweg nicht zur Verfügung hat oder sich lediglich weigert, Sie zu bezahlen.

Im Fall einer fristlosen Kündigung müssen Sie im Kündigungsschreiben den Vermerk hinzufügen, dass es sich um eine fristlose Kündigung handelt und den Grund dafür erläutern. Das könnte wie folgt formuliert werden: „Mit diesem Schreiben kündige ich mein Dienstverhältnis fristlos zum (Datum des Kündigungsschreibens) gemäß § 82a Punkt e) der Gewerbeordnung. Der Grund meiner Kündigung ist die fehlende Lohnfortzahlung trotz erbrachter Arbeitsleistung seit dem (Datum).“

Im Übrigen ist die Form des Schreibens gleich wie bei einem gewöhnlichen Kündigungsschreiben. Die fristlose Kündigung müssen Sie in schriftlicher Form einreichen, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, welchen Grund Sie für Ihr Ausscheiden aus dem Unternehmen angegeben haben.

Sonderfall 2: Einvernehmliche Auflösung

In seltenen Fällen wird statt einer Arbeitnehmer- oder Arbeitgeberkündigung eine sogenannte einvernehmliche Auflösung des Dienstverhältnisses vorgenommen. Sie und Ihr Arbeitgeber einigen sich also, getrennte Wege zu gehen, ohne dass eine der beiden Seiten eine Kündigung ausspricht. Diese Form der Beendigung eines Dienstverhältnisses ist freiwillig. Ihr Arbeitgeber hat kein Recht, von Ihnen zu fordern, diese Vereinbarung einzugehen und auch Sie können dies nicht von ihm verlangen. In der Regel fällt jedoch eine einvernehmliche Auflösung des Dienstverhältnisses für Sie günstiger aus als selbst zu kündigen, da Sie dadurch z. B. nicht den Anspruch auf Abfertigung und Arbeitslosengeld verlieren.

Bei einer einvernehmlichen Auflösung gilt keine bestimmte Kündigungsfrist, beide Parteien können sich auf einen beliebigen Kündigungstermin einigen. Auch hier ist die Schriftform nicht erforderlich, wird aber dringend empfohlen. Das Schreiben im Fall einer einvernehmlichen Auflösung könnte wie folgt formuliert werden: „Das Dienstverhältnis zwischen (Name der Firma) und (Ihr Name) wird zum 31.12.2020 einvernehmlich gelöst.“ Darüber hinaus kann der Text gegebenenfalls weitere Klauseln enthalten, z. B. dass der Arbeitgeber auf weitere Ansprüche Ihnen gegenüber verzichtet.

Konsequenzen der Arbeitnehmerkündigung

Bevor Sie das Kündigungsschreiben einreichen, sollten Sie sich überlegen, welche Konsequenzen mit dieser Entscheidung verbunden sind und entscheiden, ob Sie bereit sind, diese auf sich zu nehmen. Dazu gehören folgende:

  • Sie haben während der Kündigungsfrist keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub zur Jobsuche (sogenannte Postensuchtage).

  • Sie erhalten nach Beendigung des Dienstverhältnisses vier Wochen lang kein Arbeitslosengeld (die sogenannte Sperrfrist).

  • Wenn Sie nach dem „alten“ Abfindungsrecht geführt werden, d. h. Ihr Dienstverhältnis vor dem 1.1.2003 eingegangen sind, verlieren Sie den Anspruch auf Ihre Abfertigung vollständig.

  • Wenn Sie nach dem „neuen“ Abfindungsrecht geführt werden, d. h. Ihre Stelle ab dem 1.1.2003 angetreten haben, verlieren Sie den Anspruch auf Ihre Abfertigung ebenfalls vollständig, falls Sie Ihr Dienstverhältnis nach weniger als drei vollen Jahren kündigen.

  • Es besteht immer das Risiko, dass Ihnen Ihr Vorgesetzter den freiwilligen Weggang übel nimmt und sich das auf Ihr Arbeitszeugnis auswirkt.

Wenn Sie fest entschlossen sind, Ihr Kündigungsschreiben einzureichen, vergessen Sie nicht, sich den Erhalt des Schreibens bestätigen zu lassen und Ihr qualifiziertes Arbeitszeugnis einzufordern. Das können Sie mündlich, in einem separaten Schreiben oder direkt im Kündigungsschreiben tun. Fügen Sie einfach unter der Kündigungserklärung hinzu: „Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieses Schreibens sowie den Termin der Beendigung des Dienstverhältnisses schriftlich. Zudem ersuche ich um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses zum nächstmöglichen Zeitpunkt.“

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