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Wie sorge ich für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch?

In fast allen Unternehmen ist das Mitarbeitergespräch ein fester Bestandteil des Arbeitsverhältnisses. Der Turnus, in dem es stattfindet, ist nicht starr festgelegt, in der Regel wird es aber mindestens einmal im Jahr abgehalten. Bei neuen Mitarbeiter*innen dauert es meist weniger lang, bis es zum ersten Mal zu einem Mitarbeitergespräch kommt, meist noch während oder gegen Ende der vertraglich festgesetzten Probezeit.

Sie sollten das Mitarbeitergespräch keineswegs als eine lästige Pflichtübung sehen. Wenn Sie sich gut darauf vorbereiten, können Sie Ihr Gegenüber sogar davon überzeugen, dass Sie in Ihrer Position genau richtig sind. Sie können das Mitarbeitergespräch als Chance auf eine Weiterentwicklung und Verbesserung Ihrer Zusammenarbeit sehen. In diesem Leitfaden haben wir einige Ratschläge zusammengestellt, mit denen Ihnen dies gut gelingen kann.

Das Mitarbeitergespräch zu einem Gewinn für beide Seiten machen

Arbeitsrechtlich gesehen ist eine Einladung zu einem Mitarbeitergespräch als Arbeitsanweisung zu verstehen. Das heißt, dass die Arbeitnehmer*innen dieser Einladung Folge zu leisten haben. Im Gespräch wird von Ihnen verlangt, dass Sie Auskunft über sämtliche Sachverhalte geben, die mit Ihrer Arbeit in Zusammenhang stehen. Wenn die Einladung erfolgt ist, sollten Sie sich vorher sammeln und darauf vorbereiten. Gehen Sie entspannt, aber nicht unvorbereitet in das Gespräch. Zwar kommt die Initiative zu diesem Gespräch von Ihren Vorgesetzten, dennoch sollten Sie sich bewusst machen, dass es in Ihrer Hand liegt, einen Monolog seitens Ihres Gegenübers zu vermeiden. Das ist nicht Sinn der Sache.

Fragen Sie sich daher vorher selbst, ob Ihnen daran gelegen ist, gemeinsam neue Ziele zu vereinbaren. Wenn es etwas in Ihrer beruflichen Entwicklung gibt, von dem Sie denken, dass es im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses umgesetzt werden kann, dann sprechen Sie dieses Thema an. Dabei können sowohl kurzfristige als auch langfristige Zielsetzungen eine Rolle spielen.

Kritik gehört dazu

Da eine im besten Falle konstruktive Kritik Teil eines Mitarbeitergesprächs sein kann, sollten Sie auf die ein oder andere kritische Bemerkung vorbereitet sein. Sie können sich im Vorfeld selbst fragen, welche Ihrer Handlungen in letzter Zeit Sie vielleicht selbst kritisieren würden. Seien Sie dabei lieber ein wenig zu pessimistisch als zu optimistisch. Dann können Sie Verbesserungsvorschläge seitens Ihrer Vorgesetzten bereits vorwegnehmen und gemeinsam an Lösungen arbeiten.

Sagen Sie sich, dass diese Kritik keinesfalls böse gemeint ist. Ihre Vorgesetzten wollen Ihnen lediglich dabei helfen, das Beste aus Ihren Kompetenzen und Fähigkeiten zu machen. Spielen Sie daher nicht den Beleidigten und weichen Sie nicht in Ausreden oder in Versuche aus, Ihre Fehltritte kleinzureden. Fühlen Sie sich durch die kritischen Anmerkungen nicht in die Defensive gedrängt. Äußern Sie dagegen Verständnis für die Kritik und blicken Sie nach vorne. Versichern Sie Ihren Vorgesetzten, es in Zukunft besser machen zu wollen.

Positive Aspekte und Blick in die Zukunft

Kehren Sie die positiven Aspekte heraus, die Sie bislang im Zuge Ihres Arbeitsverhältnisses kennengelernt haben. Stellen Sie klar, dass Sie im Sinne des Unternehmens ergebnisorientiert denken. Wie kann das Unternehmen auch in Zukunft am besten von Ihren Fähigkeiten profitieren? Hier ist es wichtig, einen Überblick über die kurz- und langfristigen Ziele zu haben. Von einem gut durchdachten Plan werden Ihre Vorgesetzten sehr gerne Kernntnis nehmen. Dadurch signalisieren Sie, dass Sie die Zusammenarbeit wertschätzen.

Erwähnen Sie beispielsweise eine Weiterbildungsmaßnahme, die Ihnen dabei helfen würde, einen größeren Aufgabenbereich abdecken zu können. Welche Zertifizierungen gibt es in Ihrer Branche, die für Ihre Tätigkeit besonders wichtig sind? Diese Dinge müssen Sie vor dem Gespräch recherchieren, um Ihre Motivation gut darzustellen.

Verbesserungsvorschläge mit Vorsicht formulieren

Möglicherweise werden Ihre Vorgesetzten Sie im Verlauf des Gesprächs auch auffordern, mögliche Verbesserungsvorschläge zu formulieren. Hier können Sie die Chance ergreifen, einige neue Ideen zu präsentieren. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Vorgesetzten, formulieren Sie Ihre Anmerkungen ebenfalls positiv und scheuen Sie sich nicht, neue Ideen oder Konzepte vorzustellen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Vorgesetzten von Ihrer Fähigkeit zu überzeugen, eigenverantwortlich zu denken.

Wenn es um Dinge geht, die Ihrer Meinung nach verbesserungsbedürftig sind, sollten Sie allerdings mit Bedacht vorgehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie noch relativ neu im Unternehmen sind oder erst kürzlich die Stelle gewechselt haben. Zwar ist es besser, Probleme anzusprechen als sie frustriert unter den Tisch zu kehren, allerdings sollten Sie unbedingt den „erhobenen Zeigefinger“ vermeiden. Schlagen Sie zu jeder Situation, die Ihrer Meinung nach nicht optimal verlaufen ist, eine konstruktive Lösung vor, von der Sie denken, dass sie besser geeignet ist.

All Ihre Ideen und neuen Konzepte müssen aber natürlich mit den unternehmerischen Zielen in Einklang zu bringen sein. Im besten Falle unterstreichen sie diese sogar. Damit stellen Sie dem Unternehmen Ihre Loyalität unter Beweis. Möglicherweise leisten manche Ihrer Kolleg*innen lediglich „Dienst nach Vorschrift“. Machen Sie Ihren Vorgesetzten deutlich, dass dies auf keinen Fall Ihrer Denk- und Arbeitsweise entspricht. So stechen sie positiv aus Ihrem Kollegium hervor.

Gespräch auf Augenhöhe

Ebenso wie Sie sich im Vorfeld des Gespräches Gedanken über mögliche Ansätze für Kritik an Ihrer Arbeit gemacht haben, sollten Sie sich auch vergegenwärtigen, was Ihrer Meinung nach besonders gut gelungen ist. Worauf sind Sie stolz? Welche Erfolge haben Sie erreicht? Möglicherweise fragen Ihre Vorgesetzten dies im Laufe des Gespräches ohnehin von selbst. Wenn das nicht der Fall sein sollte, dann sprechen Sie dieses Thema an. Viele Führungskräfte bevorzugen Mitarbeiter*innen, die selbstbewusst auftreten und auf Ihre Erfolge verweisen, denn dies zeugt auf der anderen Seite auch von ausreichender Kritikfähigkeit.

Erwähnen Sie also die Erfolge, die Sie bislang für das Unternehmen erreicht haben und fragen Sie Ihre Vorgesetzten nach ihrer Meinung dazu. Möglicherweise haben diese sehr viele Mitarbeiter*innen zu führen und sie wissen nicht über alle Details in den verschiedenen Abteilungen Bescheid. Erwähnen Sie daher anhand möglichst konkreter Beispiele Ihre Verdienste und gehen Sie dabei auch auf die Struktur des Unternehmens ein.

Inwieweit waren Ihnen Ihre Kolleg*innen beim Erreichen dieser Erfolge behilflich? Welche Rahmenbedingungen wirken sich positiv auf die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleg*innen und Vorgesetzten aus? Welche Strukturen sind mitunter hinderlich für eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer Aufgaben? Auch die Personalführung Ihrer Vorgesetzten können an dieser Stelle in Ihre Ausführungen einfließen.

Buch führen über die kleinen Erfolge

Um für diese Situation gut vorbereitet zu sein, können Sie eine Art Tagebuch führen. Sie müssen nicht unbedingt jeden Tag etwas eintragen, halten Sie aber diejenigen Leistungen fest, die Sie erbracht haben und für die Sie sich besonders belohnen würden. Wenn Sie beispielsweise in direktem Kundenkontakt stehen und von Ihren Kund*innen positive Rückmeldungen erhalten haben, dann speichern Sie diese Nachrichten in einem gesonderten Ordner ab. Diese Sammlung können Sie dann vor dem Gespräch in Ruhe noch einmal durchgehen.

Auch in Momenten, in denen es mit der Arbeit vielleicht nicht so gut läuft, sollten Sie einen Blick in diese Materialsammlung werfen. Sagen Sie sich, dass die Situation gerade etwas schwierig ist, aber es wird nicht mehr lange dauern, bis Sie den nächsten Eintrag machen können.

Ebenso wie Sie im Vorstellungsgespräch nach Ihren Stärken und Schwächen gefragt worden sind, kann es vorkommen, dass Ihre Vorgesetzten wissen wollen, was Ihnen positiv oder negativ aufgefallen ist. Daher sollten Sie auch auf dieses Thema vorbereitet sein. Seinen Sie bei positiven Anmerkungen nicht zu anbiedernd und drücken Sie etwaige Kritik am Führungsstil auf jeden Fall sachlich und diplomatisch aus. Grundsätzlich sollte ein Mitarbeitergespräch stets sachlich geführt werden, bewahren Sie also Ruhe, auch wenn Sie unter Umständen emotional etwas aufgewühlt sein mögen.

Am Ende steht ein gemeinsames Ziel

Gibt es Punkte, die sich an der gemeinsamen Zusammenarbeit verbessern lassen? Fühlen Sie sich bei der Arbeit zu sehr kontrolliert oder manchmal zu allein gelassen? Ist Ihnen die Verantwortung zu viel oder zu wenig? All das sind Fragen, auf die Sie vor dem Gespräch eine Antwort finden sollten. Nicht alle Mitarbeiter*innen bevorzugen es, nach jeder Aktion ein Feedback zu erhalten. Sagen Sie offen und ehrlich, welcher Stil für Sie am passendsten ist.

Sie haben die Aufgabe sehr gut gemeistert, wenn Sie am Ende des Gesprächs mit Ihren Vorgesetzten das Gefühl haben, ein gemeinsames Ziel zu verfolgen. Versuchen Sie nun, dieses so gut es geht zu erfüllen. Verstehen Sie das Gespräch als einen zusätzlichen Ansporn für Ihre Motivation.

Bewahren Sie Ihre Notizen über das Mitarbeitergespräch gut auf. Wenn der nächste Termin ansteht, dann gehen Sie die Dokumente vorher noch einmal durch. Fragen Sie sich kritisch, welche der vereinbarten Ziele Sie erreicht haben und woran es gelegen ist, wenn das ein oder andere nicht so gut gelungen ist. Das muss nicht unbedingt an Ihnen gelegen haben, allerdings sind falsche Schuldzuweisungen hier Fehl am Platz. Vielmehr ist dies Grund für eine eingehendere Analyse, denn möglicherweise hat sich ein Vorhaben als unrealistisch herausgestellt oder die Marktsituation hat sich geändert. Diskutieren Sie diese Hintergründe gemeinsam im nächsten Mitarbeitergespräch.

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