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Das Motivationsschreiben: So machen Sie es richtig

Es ist so weit, Sie haben Ihren Traumjob gefunden. Nun geht es an die Bewerbung. Den Lebenslauf, das Anschreiben und Ihre Arbeitszeugnisse haben Sie bereits vorbereitet. Doch etwas fehlt noch: das Motivationsschreiben. Auch wenn es in der Stellenanzeige nicht explizit verlangt wird, sollten Sie es Ihren Bewerbungsunterlagen hinzufügen, denn ein richtig verfasstes Motivationsschreiben kann Ihre Chancen steigern.

Was ist eigentlich ein Motivationsschreiben?

Ein Motivationsschreiben ist eine in der Regel optionale Bewerbungsunterlage. Lediglich bei Bewerbungen für Stipendien, Praktika und Stellen im kreativen Bereich wird es manchmal verlangt. Wenn vorhanden, gehört es in einer Bewerbungsmappe an die dritte Stelle, unmittelbar hinter dem Anschreiben und dem Lebenslauf. Viele Jobsuchende fragen sich, wie ein Motivationsschreiben eigentlich aussehen soll. Wie lang muss es sein und welche Informationen sollte es beinhalten? Und vor allem: Inwiefern unterscheidet es sich von einem Anschreiben bzw. Bewerbungsschreiben?

Unterschied zwischen einem Motivationsschreiben und einem Anschreiben

Das Anschreiben, auch Bewerbungsschreiben genannt, und das Motivationsschreiben sind sich in der Tat sehr ähnlich. Beide dienen dem Zweck, sich beim Unternehmen vorzustellen und seine Qualifikationen für die jeweilige Stelle zu betonen. Das Anschreiben ist jedoch eher ein offizielles Dokument, mit dem Sie Ihr Interesse an der Stelle bekunden und möglichst kurz und knapp Ihre beruflichen Fähigkeiten schildern, die Sie zum Wunschkandidaten machen machen. Die persönliche Motivation und die charakterliche Eignung hingegen werden darin lediglich sehr knapp angesprochen, wenn überhaupt.

Genau diese Lücke füllt das Motivationsschreiben. Anstatt Ihre beruflichen Erfahrungen und Stationen zu wiederholen, die Sie bereits im Lebenslauf und im Anschreiben ausführlich erwähnt haben, sagt es mehr über Sie als Mensch aus. Während die beiden ersten Teile der Bewerbungsmappe also die Antwort auf die Frage „Warum sollen wir Sie einstellen?“ liefern, beschäftigt sich das Motivationsschreiben mit der Frage „Warum wollen Sie für uns arbeiten?“.

Aufbau eines Motivationsschreibens

Das Motivationsschreiben darf gerne ein wenig länger sein als das Anschreiben, dennoch sollte es eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Im Hinblick auf die Form hat es Ähnlichkeit mit dem Anschreiben. Es sollte also die folgenden Elemente, und zwar genau in dieser Reihenfolge, enthalten:

  • Datum und Ort
  • Ihre Anschrift und Kontaktdaten
  • die Anschrift des Empfängers
  • eine Bezugszeile
  • eine Anrede
  • den Haupttext
  • eine Schlussformel
  • Ihre Unterschrift

Die fünf erstgenannten Elemente können Sie von Ihrem Anschreiben kopieren. Eine einheitliche Formatierung schafft Ordnung in Ihren Unterlagen und erweckt bereits den ersten positiven Eindruck beim Personalverantwortlichen.

Wann ist ein Motivationsschreiben sinnvoll?

Ein Motivationsschreiben ist zwar nicht immer erforderlich, aber in bestimmten Branchen und Situationen sehr hilfreich. Insbesondere wenn Sie sich für einen Job bewerben, für den es voraussichtlich viele Kandidaten geben wird, stechen Sie dadurch aus der Masse heraus, denn Sie haben mehr Aufwand auf sich genommen als andere. Auch bei Initiativbewerbungen kann ein Motivationsschreiben der entscheidende Faktor sein, der die Personalabteilung letztendlich überzeugt, Ihnen eine Chance zu geben.

Besonders gefragt sind Motivationsschreiben in kreativen Berufen. In einer Branche, in der die „Darstellung“ eine besondere Bedeutung hat, sollten sich auch die Mitarbeiter selbst überzeugend darstellen können. Aber auch wenn Sie sich für eine Führungsposition bewerben, kann ein Motivationsschreiben von Vorteil sein – Ihr künftiger Arbeitgeber bekommt dadurch eine Vorstellung, wie Sie Ihre Mitarbeiter führen und das Unternehmen weiterentwickeln wollen.

Außerdem können Sie durch ein gutes Motivationsschreiben zusätzlich punkten, wenn Ihr Profil auf den ersten Blick nicht optimal zur Stellenanzeige passt. Erläutern Sie darin, warum Sie für den Job geeignet sind, obwohl Sie nicht die gewünschte Berufserfahrung oder den geforderten Abschluss haben. Das ist Ihre Chance, Eigenschaften und Kompetenzen anzusprechen, die nicht im Lebenslauf stehen. Damit hält das Motivationsschreiben den Personalverantwortlichen möglicherweise davon ab, Ihre Bewerbung von vornherein auszusortieren.

Inhalt eines Motivationsschreibens

Im Motivationsschreiben geht es darum – wie der Name bereits sagt –, die Motivation zu schildern, die Sie dazu veranlasst hat, sich für einen bestimmten Job bei einem bestimmten Unternehmen zu bewerben. Dabei dürfen Sie gerne auf Themen wie persönliche Interessen und Werte oder die gewünschte berufliche und charakterliche Weiterentwicklung eingehen. Dennoch ist es wichtig, sachlich zu bleiben und nicht zu sehr auszuschweifen.

Bezugszeile

Grundsätzlich ist es ausreichend, wenn Sie in der Bezugszeile klassischerweise z. B. „Motivationsschreiben für die Stelle als Monteur bei der Firma Wavewood“ oder „Ihre Stellenanzeige vom 1. Jänner 2021 bei …“ eintragen. Das wird Sie aber nicht von den anderen Bewerbern abheben – und genau das ist schließlich der Zweck des Motivationsschreibens. Daher ist es empfehlenswert, sich einen seriösen und dennoch kreativen Betreff zu überlegen. Einige Ideen:

  • Mein Steckbrief
  • Das sollte mein künftiger Arbeitgeber über mich wissen
  • Eine persönliche Vorstellung

Anrede und Einleitung

Ähnlich wie bei der Bezugszeile können Sie auch hier mit ein wenig mehr Arbeitsaufwand punkten. Anstatt die typische Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu verwenden, versuchen Sie herauszufinden, wer im Unternehmen für Ihre angestrebte Stelle verantwortlich ist und wenden Sie sich direkt an diese Person. Vielleicht steht in der Stellenanzeige eine Telefonnummer– rufen Sie dort an und erkundigen Sie sich, an wen Sie die Bewerbung richten dürfen. Die Personalabteilung wird sich daran erinnern, dass Sie diesen zusätzlichen Aufwand auf sich genommen haben.

Auch bei der Einleitung haben Sie ein wenig Spielraum, um Ihre persönliche Einstellung anstatt einer geläufigen Bewerbungsfloskel zu verwenden. Zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Müller, nachdem ich Ihre Firma am … bei der Fachmesse in … kennenlernen durfte, habe ich ihre Entwicklung stets mit Interesse verfolgt.“ Oder: „Sehr geehrte Frau Maier, die zentralen Werte Ihrer Unternehmensphilosophie sind Innovation und Entwicklung. Diese liegen auch mir besonders am Herzen, denn…“. Und schon sticht Ihr Motivationsschreiben hervor.

Hauptteil

Im Hauptteil des Motivationsschreibens legen Sie dar, warum Sie sich gerade für diese Stelle interessieren. Konzentrieren Sie sich dabei nicht nur auf Ihre beruflichen Qualifikationen, diese finden sich im Lebenslauf und im Anschreiben. Überlegen Sie vielmehr, welche charakterlichen Eigenschaften Sie auszeichnen oder welche Ambitionen Sie in dieser Position verwirklichen könnten. Lesen Sie sich am besten die Stellenanzeige noch einmal genau durch und nehmen Sie, wenn möglich, direkten Bezug darauf. Welche beruflichen und persönlichen Entwicklungen würde Ihnen der Job bringen? Haben Sie Interessen oder Hobbys, die Sie zu diesem Berufswunsch geführt haben oder war es vielleicht durch langjähriges ehrenamtliches Engagement?

Auch wenn der Hauptteil des Motivationsschreibens dazu einlädt, offen und ausführlich über sein Privatleben zu schreiben, sollten Sie trotzdem stets seriös und sachlich bleiben. Informationen über die familiäre Situation, politische Ansichten, Glaubensfragen, überwundene Krankheiten usw. haben im Motivationsschreiben nichts zu suchen. Auch Errungenschaften, die nichts mit der angestrebten Stelle zu tun haben, sollten Sie nicht erwähnen. Wenn Sie sich also z. B. für einen Job als Immobilienmakler bewerben, brauchen Sie Ihre Teilnahme an einem Marathonlauf nicht zu erwähnen – wohl aber, wenn es um eine Stelle als Motivationstrainer geht.

Schlussformel

Das sprichwörtliche letzte Wort hinterlässt beim Empfänger in der Regel einen langfristigen Eindruck. Daher sollten Sie Ihr Motivationsschreiben mit einem freundlichen, aber unaufdringlichen Satz abschließen. Deuten Sie an, dass Sie von sich selbst überzeugt sind und positiv in die Zukunft blicken. Gute Beispiele sind etwa: „Sollte meine Bewerbung Sie überzeugt haben, freue ich mich auf ein persönliches Gespräch“ oder „Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne unter … zur Verfügung und freue mich auf Ihre Rückmeldung“.

Motivationsschreiben: Do's und Dont's

Wie alle Bewerbungsunterlagen hat auch das Motivationsschreiben seine Tücken, die Sie unbedingt beachten sollten. Wie Sie die Personalabteilung beeindrucken und Fettnäpfchen vermeiden, verraten wir Ihnen im Folgenden. Punkten werden Sie mit:

  • Übersichtliche Bewerbungsunterlagen. Lebenslauf, Anschreiben und Motivationsschreiben sollten möglichst gleich formatiert und auf den ersten Blick verständlich sein. Unterlagen wie Zeugnisse, Zertifikate und Arbeitszeugnisse sind jeweils separat aufgeführt und chronologisch geordnet. Digitale Bewerbungsmappen werden in einer Datei, vorzugsweise PDF, in der richtigen Reihenfolge zusammengefasst. Wenn Sie Scans von Dokumenten beifügen, achten Sie darauf, dass diese vollständig eingescannt und gut lesbar sind.
  • Bezug zum künftigen Arbeitgeber. Sprechen Sie in Ihrem Motivationsschreiben nicht nur die konkrete Stellenanzeige an, sondern das gesamte Unternehmen und dessen Mission. So zeigen Sie dem Personalverantwortlichen, dass Sie gut recherchiert und sich Gedanken gemacht haben.
  • Kreativität. Versuchen Sie, die typischen Bewerbungsfloskeln zumindest in kleinen Details abzuwandeln. Dies lenkt die Aufmerksamkeit eines Personalverantwortlichen auf Ihre Bewerbung, da er in der Regel immer wieder die gleichen Phrasen liest.
  • Ehrlichkeit. Zeigen Sie, dass Sie sich Ihrer Schwachstellen bewusst sind – aber auch eine Idee haben, wie Sie diese beseitigen.

Die folgenden Dinge sollten Sie auf jeden Fall vermeiden:

  • Sachliche Fehler. Eine Bewerbung mit den falschen Firmendaten oder dem Namen des Personalverantwortlichen aus einem anderen Unternehmen abzuschicken ist nicht nur peinlich, sondern nimmt Ihnen von vornherein jegliche Aussichten auf den Job.
  • Rechtschreibfehler. Natürlich vertippt sich jeder zwischendurch mal, aber in einer Bewerbung kann das Ihre Chancen stark vermindern – auch wenn Sie für die Stelle sehr gut geeignet wären. Lesen Sie Ihr Motivationsschreiben mehrmals Korrektur und lassen Sie es am besten auch von jemand anderem gegenlesen.
  • Unordentliche Bewerbungsmappen. Schlechtes Papier, Flecken, Falten, verschmierte Druckertinte, unsortierte Dokumente – derartige Unterlagen lesen sich Personalverantwortliche gar nicht erst durch.
  • Übertreibungen. Wenn Sie zu sehr von der Stelle und dem Unternehmen schwärmen, kann das unehrlich oder heuchlerisch klingen. Auch in Bezug auf die eigenen Fähigkeiten sollten Sie stets realistisch bleiben.
  • Zu große Dateien. Wenn Sie Ihre Bewerbung per E-Mail verschicken, achten Sie darauf, dass der Anhang nicht zu groß ist – eine Bewerbungsmappe mit 15 GB kann den Personalverantwortlichen abschrecken. Scannen Sie Ihre Zeugnisse in geringerer Auflösung, verkleinern Sie Ihr Bewerbungsfoto oder verzichten Sie auf aufwendige Formatierungselemente.

Und zu guter Letzt: Selbst wenn Sie nicht alle Anforderungen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden, hundertprozentig erfüllen, lassen Sie sich nicht entmutigen! So etwas wie einen perfekten Kandidaten gibt es nicht und das wissen auch die Personalverantwortlichen. Sie müssen sie nur davon überzeugen, dass gerade Sie für diesen Job am besten geeignet sind.

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