Neu im Job

Professionelle E-Mails schreiben

Weltweit werden täglich Milliarden von E-Mails verschickt. Die Wichtigkeit dieses Kommunikationsmittels ist unbestritten und für viele von uns ist der allmorgendliche Blick in die Inbox eine der ersten Tätigkeiten des Tages. Besonders Arbeitssuchende und Berufseinsteiger profitieren davon, wenn sie wissen, wie eine professionelle E-Mail zu schreiben ist. Wer beruflich bis zu hunderte E-Mails pro Tag bekommt, weiß, wie hilfreich eine klare und strukturierte E-Mail-Kommunikation ist. Dieser Aspekt der „Netiquette“ ist auch bei der Jobsuche enorm wichtig. Hier finden Sie die wichtigsten Regeln und zwei konkrete Beispielvorlagen.

Schreiben einer E-Mail – Die Struktur

Wie sind professionelle E-Mails aufgebaut und was müssen Sie dabei beachten?

  • Die Betreffzeile als erster Kontakt zu den Empfängern umfasst im Idealfall zwischen sechs und zehn Wörter. Rechtschreib- oder Grammatikfehler im Betreff fallen besonders negativ auf.
  • Die Anrede muss höflich gehalten sein, kann aber in Abhängigkeit von der Beziehung zu den Empfängern individuell angepasst werden. Ob sie mit dem Vornamen oder mit einer Du- oder Sie-Form beginnt, hängt von der Art der Geschäfts- oder Arbeitsbeziehung ab. Im deutschsprachigen Raum gilt – anders als etwa im US-amerikanischen Raum – eine Anrede mit dem Vornamen bei der ersten Kontaktaufnahme als unhöflich und übereilt persönlich.
  • Höflicher Einleitungssatz, der kurz gehalten ist und im Idealfall zum Hauptthema der E-Mail einleitet.
  • Hauptteil mit dem eigentlichen Grund/Hauptthema der E-Mail, der gut strukturiert in Absätze oder Bullet-Points gegliedert ist.
  • Höflicher oder amikaler Schlusssatz, wiederum in Abhängigkeit von der Art der Geschäfts- oder Arbeitsbeziehung.
  • Grußformel, die ebenfalls auf die Beziehung zu den Empfängern abgestimmt ist.
  • Vor- und Nachname des Absenders und E-Mail-Signatur (wenn vorhanden).

Stil und Länge der E-Mail

Generell gilt wie so oft: Weniger ist mehr. Kompakte, klare Sätze ohne Füllwörter und Phrasen ersparen den Lesern Zeit und sind das wichtigste Kennzeichen professioneller Kommunikationsfähigkeit. Ebenso wie bei Briefen sollten die Leser merken, dass die E-Mail mit Sorgfalt geschrieben wurde. Die dahinterliegende Psychologie verweist auf Respekt, Professionalität und Verlässlichkeit. Redigieren Sie daher Ihre E-Mail vor dem Absenden und Lesen Sie den Text mindestens einmal Korrektur.

Achten Sie außerdem auf folgende Punkte:

  • Im Idealfall passt die vollständige Nachricht auf einen Laptopbildschirm mittlerer Größe, ohne dass die Leser weiterscrollen müssen. Ausnahmen sind möglich, wenn das Thema oder die Situation diese erfordern. Bei sehr langen E-Mails ist eine klare Strukturierung (kurze Paragrafen, Aufzählungen) und ein klarer Stil besonders wichtig.
  • Ein professioneller, klarer Stil ist anstatt unnötiger Phrasen, Füllwörtern oder Wortwiederholungen zu bevorzugen.
  • Mit Abkürzungen sollten Sie sparsam umgehen.
  • Die Grußformel am Ende ist vollständig auszuschreiben.
  • Vermeiden Sie Emoticons.
  • Schwarze Schrift auf weißem Hintergrund gilt als klassischer Standard und ist gut lesbar.
  • Der E-Mail-Betreff als Türöffner: Kaum jemand öffnet E-Mails mit Begeisterung, im Gegenteil, sie bedeuten in der Regel zusätzliche Arbeit und Verpflichtung. Mit einem klaren Betreff sparen sich Leser viel Zeit und sie werden es Ihnen danken. Sie können selbst entscheiden, wie dringlich die E-Mail ist, ob sie später gelesen werden kann oder ob der Betreff bereits die Kerninformation enthält, auf die sie gewartet haben.

E-Mail-Anhänge

Unabhängig davon, ob Sie eine E-Mail schreiben, um einen Anhang weiterzuleiten oder um weitere Inhalte mitzuteilen, achten Sie unbedingt auf die folgenden Punkte:

  • Verweisen Sie im E-Mail-Text unbedingt auf den Anhang, auf seinen Titel und warum Sie ihn übermitteln.
  • Vorsicht bei der Größe des Anhangs. Als Faustregel gilt, dass er fünf MB nicht überschreiten sollte. E-Mails mit großen Anhängen verstopfen die Inbox und können für die Empfänger störend sein.
  • Senden Sie nicht zu viele Einzeldokumente oder einzelne Seiten als Anhang, sondern – falls inhaltlich sinnvoll – fassen Sie diese besser als PDF zusammen.
  • Verwenden Sie gängige Dokumentformate, die im geschäftlichen Umfeld allgemein üblich sind.
  • Es gilt auch hier: Weniger ist mehr. Verzichten Sie auf unnötige Dokumente im Anhang.
  • Überprüfen Sie vor dem Absenden, dass die richtigen Dokumente angehängt sind und nicht versehentlich andere, die einen ähnlichen Dateinamen haben.
  • Bennen Sie die Datei des Anhangs kurz, klar, logisch und auf den Inhalt bezogen.

Beachten Sie zudem, dass der Download großer Dokumente zeitaufwendig sein kann. Schnellere Alternativen können Links – etwa zu einem Unternehmensserver – darstellen.

Die professionelle E-Mail verfassen

Bei einer E-Mail fehlt der unmittelbare persönliche Kontakt eines Anrufs oder Treffens. Trotzdem kann diese zu Konflikten am Arbeitsplatz, persönlicher Kränkung oder zu Missverständnissen führen. Daher sollten Sie auf die „Netiquette“ für E-Mails und eine gründliche Überarbeitung vor dem Absenden achten. Eine E-Mail bleibt auf einem Server möglicherweise für Jahre erhalten. Diese Tatsache kann Sie motivieren, das Schreiben mit Sorgfalt und Professionalität zu verfassen.

Nachfolgend haben wir einige Punkte zusammengefasst, die zu einer professionellen E-Mail-Kommunikation gehören:

  • Eine E-Mail ist kein lockeres Gespräch. Achten Sie auf eine richtige Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion und Groß- und Kleinschreibung.
  • Schlampigkeits- und klassische Tippfehler wirken unprofessionell und können auch die Kandidatenauswahl bei Bewerbungen negativ beeinflussen.
  • Vermeiden Sie Abkürzungen wie MFG, FYI und andere. Sie stören den Lesefluss und können in der Regel weggelassen werden, ohne den Sinn der E-Mail zu verändern.
  • Scherze, Ironie oder Zynismus sind in geschäftlichen E-Mails fehl am Platz.
  • Verwenden Sie Emoticons, GIFs und andere graphische Elemente nur sparsam bis gar nicht.
  • Zusätzliche Links in E-Mails sollten zum Inhalt passen. Eine kurze Erklärung zum Link ist ebenfalls wichtig.
  • CC Stilfibel: Wählen Sie mit Bedacht jene Personen, die in CC gesetzt werden. Stellen Sie sich vor dem Absenden die Frage: Habe ich jemanden vergessen? Sind zu viele Personen in CC gesetzt? Das CC einer E-Mail kann delikate Bürostrukturen stören und für Ärger unter Kollegen sorgen.
  • Rufzeichen: Im deutschen Sprachraum wurde das Rufzeichen in den letzten Jahrzehnten zunehmend aus der offiziellen und medialen Sprache gedrängt. Es gilt als aufdringlich, dominant und schlichtweg unhöflich. Verwenden Sie es daher sehr sparsam.
  • Vermeiden Sie die schwammige Formulierungen, ausschweifende Schreibweise, Mehrfarbigkeit des Textes sowie unnötiges Scrollen, um an das Ende zu kommen, denn dies ist kontraproduktiv für Menschen, die ihre Arbeit effizient und strukturiert erledigen. Überarbeiten und kürzen Sie daher Ihre E-Mail noch einmal vor dem Absenden.

E-Mail oder doch ein Gespräch?

Ist das Thema sehr komplex oder könnte weitreichende Folgen haben, dann sollten Sie ein direktes Gespräch in Erwägung ziehen. Bei einer E-Mail ist die Reaktion der Adressaten zeitverzögert und die Gefahr von Missverständnissen kann größer sein als bei der direkten Kommunikation. Ein Griff zum Telefonhörer ist in diesem Fall effizienter und unmissverständlicher. Auch bei Konflikten am Arbeitsplatz sollte das direkte Gespräch anstatt einer E-Mails bevorzugt werden.

Generell sollten Sie abwägen, welches Medium der Kommunikation für welche Situationen am besten geeignet ist, und zwar hinsichtlich Effizienz der Arbeitsprozesse, Fairness gegenüber Kollegen, Verständlichkeit der Mitteilung sowie sozialer Akzeptanz.

Beispiele

Nachdem wir nun die wichtigsten Dos und Don’ts für professionelles E-Mail-Schreiben erläutert haben, sehen wir uns zwei konkrete Beispiele von professionellen E-Mails an.

Geschäftliche E-Mail

Betreff: Einladung zum Workshop „Nachhaltige Entwicklung“ am 4.3.2021

*Sehr geehrte Frau Dr. Musterfrau,

ich bedanke mich für Ihre rasche Rückmeldung.

Wir freuen uns, Sie als Gastrednerin unseres Workshops begrüßen zu dürfen. Ich werde Ihnen zeitnah alle Informationen zum Ort/Zeit des Workshops zukommen lassen. Wir rechnen derzeit mit rund 20 Teilnehmern. Für Verpflegung ist gesorgt.

Vielen Dank im Voraus.

Freundliche Grüße

Maximiliane Mustermann*

E-Mail-Signatur des Unternehmens

(Adresse, Telefonnummer, Website, Social-Media-Kanäle, wenn vorhanden)

E-Mail für eine Bewerbung

*Sehr geehrter Herr Mustermann,

ich freue mich über die Möglichkeit, mich als … (Name der ausgeschriebenen Stelle) bei Ihrem Unternehmen zu bewerben. Im Anhang finden Sie:*

  • Aktueller Lebenslauf auf Deutsch
  • Portfolio mit Arbeitsproben
  • Motivationsschreiben

*Melden Sie sich bei Rückfragen bitte gerne unter +43 30 12345-67 bei mir. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen

Maximiliane Mustermann*

Signatur (wenn vorhanden)

E-Mail-Psychologie

Die E-Mail ist eine Art des Dialogs ohne Mimik, Gestik und findet nicht in Echtzeit statt. Daher merkt man im Gegensatz zu einem persönlichen Gespräch nicht immer rechtzeitig, wenn die Stimmung sich verändert. Die Interaktivität des Gesprächs fehlt. Außerdem hat alles Schriftliche den Nachteil, dass es kopiert und weitergegeben werden kann, und zwar, ohne dass die Absender es wissen. Daher gilt auch beim Schreiben von E-Mails der elementare Grundsatz der „Netiquette“: Ich sehe ihn zwar nicht unmittelbar (es sei denn, das Büro wird geteilt), aber am anderen Ende sitzt immer ein Mensch.

Unabhängig davon, ob Ihre E-Mail an Kollegen, Vorgesetzte oder Geschäftspartner adressiert ist, bleiben Sie professionell, höflich und wertschätzend. Eine E-Mail hinterlässt einen ersten digitalen Eindruck der Persönlichkeit und Professionalität der Absender. Unterschätzen Sie diesen ersten digitalen Fußabdruck nicht.

Wenn Sie am Anfang Ihrer beruflichen Laufbahn stehen und sich unsicher sein sollten, dann zögern Sie nicht, erfahrene Bekannte oder Freunde zurate zu ziehen, die gegebenenfalls Ihre E-Mails lesen und Ihnen ehrliches Feedback geben. Mit etwas Routine, Praxiserfahrung und einem Blick auf die gängigen Regeln, wie sie in diesem Artikel beschrieben wurden, werden auch Sie zu einem professionellen E-Mail-Kommunikator.

Mehr dazu

Mehr zum Thema 

Pflegeurlaub als Sonderfreistellung von der Arbeit

Pflegeurlaub steht jedem österreichischen Arbeitnehmer zu. Doch welche Regelungen gelten genau und was ist zu beachten? Wir geben Ihnen umfassend Auskunft.

Das Motivationsschreiben: So machen Sie es richtig

Worin unterscheidet sich ein Motivationsschreiben von einem Anschreiben und was gehört alles hinein? Und brauchen Sie es überhaupt in Ihrer Bewerbungsmappe?